Communication unifiée – Quand vous lisez ces mots vous n’y comprenez toujours rien? On
peut aussi parler de « UC » pour Unified Communications si cela vous
parle davantage? Toujours pas j’imagine…
Vous hésitez à passer sur des solutions de ce type car entre marketing et
discours commerciaux vous ne savez pas si cela apportera concrètement quelque
chose à votre entreprise ?
Vous êtes responsable dans une PME et vous vous dites que vous n’êtes pas concerné car ce sont des solutions trop cher ou pas adapté?
Il est important pour une entreprise de mettre à disposition des outils
performants qui s’adaptent à votre entreprise.
Travailler dans de bonnes conditions est devenu obligatoire pour les entreprises
souhaitant conserver leurs salariés. Le monde du travail évolue tout comme nos
façons de travailler. Une solution de communication unifiée est la réponse à ce
besoin. Cela va contribuer à améliorer la productivité de vos collaborateurs
tout en leur offrant de la liberté.
Le télétravail se généralise et d’autant plus depuis le covid. Cela permet
à vos salariés un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle mais
votre question est sont-ils aussi productifs ? Je répondrai par la
question suivante :
Ont-ils les bons outils ? Ou plutôt votre entreprise a-t-elle les bons
outils ?
D’abord, parlons communication.
Introduction
Pour commencer je vais vous démontrer l’intérêt pour votre entreprise et ce que va apporter la communication unifiée. En trois mots même si nous y reviendrons plus bas : « COLLABORATION », « RAPIDITÉ », « PRODUCTIVITÉ ». Comme pour l’ensemble de nos articles, nous irons à l’essentiel. Le but étant de comprendre les intérêts qu’offrent ces solutions.
Le fonctionnement cible est pourtant simple et intuitif à savoir une application sur un téléphone portable, un logiciel sur un ordinateur et le tour est joué. Mais encore me direz-vous ? Comment tout cela fonctionne ? Ou est installé ce système ? Est-ce long à mettre en place ? Combien cela coûte ? Je vais tacher de répondre à vos questions en essayant d’être le plus clair possible.
Communication unifiée, UC, qu’est-ce que cela signifie ? Qu’est-ce que cela comprend ?
Ce sont plusieurs systèmes en un, un peu comme une plateforme servant de boite à outils.
Avant tout, l’objectif des communications unifiées est d’unifier un ensemble de services. C’est un système qui est la avant tout pour vous aider, vous et votre entreprise.
Les fonctions comprises dans des solutions de communications unifiées sont les suivantes (cela varie en fonction du système retenu) :
- La téléphonie : l’objectif étant de pouvoir appeler et recevoir un appel peu importe le périphérique (Téléphone fixe ou portable) comme si vous étiez au bureau
- Ce qui passe par des messages, on va donc inclure la messagerie instantanée qui vous permettra de gagner du temps en réactivité et cela sans déranger vos employés et collègues
- La visioconférence afin de pouvoir travailler comme si vous étiez à côté de la personne
- Le suivi de la disponibilité des personnes afin de voir rapidement si le collaborateur que vous souhaitez joindre est disponible.
Cas concrets & fonctionnalités
Cas concrets et mise en situation:
- Un salarié qui souhaite faire du télétravail ? Il pourra travailler comme s’il était au bureau
- Des téléphones qui sonnent au bureau et personne qui décroche ? Imaginez un transfert automatique au bout de 4 sonneries sur le portable de la bonne personne ? Appeler et recevez des appels comme si vous étiez au bureau
- Partager des documents en interne avec vos collaborateurs ainsi qu’avec vos partenaires extérieurs ?
- Vous souhaitez poser une question très rapide à un de vos collègues mais sans le déranger ? Est-il disponible ? Regarder sa disponibilité via le système de présence et envoyez lui un « tchat ».
- Besoin de présenter un document a des personnes distantes ? Organisez une conférence en ligne.
Je pourrai parler aussi du lumbago qui vous empêche de travailler sur site !
- Softphone & application mobile (Application PC qui permet de se servir de son téléphone sans avoir son téléphone. Application mobile portable disponible également)
- Visioconférence / Web Conférence (A vous les réunions au travers de webcam)
- Messagerie instantanée (Message court et non dérangeant – gain de temps garanti)
- Partage de documents
Mise en situation
Considérons par exemple une question qui prend 20 secondes mais son collègue est occupé au moment ou on a besoin de réponse. Ou même on se dit qu’il est au bout du couloir donc pas envie d’y aller. Alors on « fait sans » une information potentiellement capitale ! Imaginez la même situation avec une solution de communication unifiée.
Vous le voyez en tant qu’occupé dans votre messagerie instantanée :
François : « Bonjour Valérie, désolé de te déranger. On peut décaler notre réunion de 15minutes, je dois m’absenter du bureau »
Valérie : « Oui ok à toute à l’heure »
15 minutes plus tard, François lance une visioconférence avec partage de documents. Valérie elle est toujours au travail mais la réunion se fait dans les mêmes conditions qu’au bureau !
Nous en avions parlé au début de cet article, la productivité est donc améliorée et la communication parfaite
Parlons du prix
Globalement, tout dépend des fonctionnalités que vous souhaitez (Téléphonie uniquement, visioconférence, messagerie instantanée, etcc.. ) cependant dites-vous que pour 9,90€HT par mois et par personne vous aurez un pied dans les communications unifiées. Reste à prendre en compte le temps de mise en place de la solution. Les solutions de ce type sont cloud donc n’imaginez pas avoir besoin d’acquérir un « bunker informatique » dans vos locaux.
Les solutions sur le marché sont nombreuses, reste à trouver celle qui est adaptée à votre entreprise.
Pourquoi ?
Les bénéfices des communications unifiées sont nombreux, cela vous permet également de limiter les déplacements (et frais associés) ainsi que de diminuer votre facture téléphonique.
Avec ces solutions vous avez un ensemble de logiciels compris dans un seul et même « abonnement ». Vous n’avez donc pas besoin d’acheter 5 outils différents avec 5 prestations de mise en place et 5 abonnements différents à des couts plus onéreux qu’une seule solution englobant tout cela.
Avec les communications unifiées vous passez dans le monde la VOIP a savoir la voix par les réseaux informatiques. (Voici encore une source d’économie vis-à-vis du fonctionnement de la téléphonie traditionnel).
Enfin terminé les engagements sur 3 ans, à vous la liberté de modifier les licences au mois le mois en fonction de vos recrutements. Vous embauchez un CDD pour 4mois ? Vous payez une licence 4 mois. Pas besoin de dépouiller Paul pour habiller Jacques…
Vous souhaitez en lire d’avantages car finalement cela vous intéresse? Voici un article très pertinent sur le journaldunet
Conclusion
Pour conclure, facilitez-vous la vie ainsi que celle de vos collaborateurs. Optez pour une solution qui vous permettra de baisser les couts de votre entreprise tout en augmentant la productivité de vos salariés.
Les systèmes de communication unifiée sont la solution au nomadisme.
Finalement, il est nécessaire d’utiliser ces solutions en 2020.
Le prix n’est pas un frein, la technicité non plus. Ce sont des solutions qui s’adaptent à vous, vos collaborateurs ainsi que votre fonctionnement. La solution est au service de votre entreprise.
Prenez les choses en main et entamez votre transition vers les communications unifiées
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